Préparation de vos données

Avant d'utiliser PayAnalytics pour analyser et réduire vos écarts de rémunération, vous devez préparer vos données. Cet article offre une explication détaillée des champs obligatoires nécessaires pour l'analyse de l'équité salariale, suivie d'une section de points de contrôle pour configurer vos données afin d'assurer une expérience d'importation fluide.

La phase de préparation des données peut être décomposée en cinq étapes faciles :

1. Familiarisez-vous avec la structure des données dans PayAnalytics en utilisant notre jeu de données d'exemple.
2. Soyez conscient des champs de données obligatoires.
3. Comprenez les formats de données et les contrôles.
4. Résolvez les problèmes courants.
5. Découvrez les étapes optionnelles supplémentaires.

Jeu de données d'exemple

Pour fonctionner correctement et produire les résultats attendus, le logiciel PayAnalytics doit être alimenté avec une certaine quantité de données obligatoires, et éventuellement non obligatoires.

La figure suivante illustre une feuille de données d'exemple contenant des informations sur les employés destinées à être importées dans PayAnalytics.

Exemple de jeu de données

Ceci est un message d'astuce.Vous pouvez télécharger un jeu de données de démonstration pour vous entraîner à télécharger des données et à effectuer des analyses dans PayAnalytics à la fin de cet article.

Champs de données obligatoires

Seuls quelques facteurs sont nécessaires pour effectuer une analyse initiale de l'équité salariale. En fait, vous pouvez commencer avec seulement quatre points de données :

• Identifiant unique de l'employé : une information qui identifie de manière unique chaque employé. Elle provient souvent d'une base de données existante des employés ou de votre système d'information RH.
• Regroupement principal : critère qui regroupe différents employés d'une manière qui a du sens pour votre organisation et vous donne des groupes d'employés relativement importants. Le rôle professionnel, le titre de poste, le grade global, la famille professionnelle, etc. sont des exemples de regroupements. Vous pouvez également combiner les titres de poste "Customer Service Associate I", "Customer Service Associate II" et "Customer Service Team Lead" en un rôle professionnel 'Customer Service', par exemple.
• Informations sur la rémunération : informations salariales que le système utilisera pour calculer les écarts de rémunération. Pour commencer, vous n'avez besoin que d'un type de rémunération, comme un taux de salaire, un salaire équivalent temps plein ou une rémunération discrétionnaire totale.
• Variable démographique : une caractéristique que le système utilise pour calculer les écarts de rémunération entre différents individus. Vous avez besoin d'au moins une variable démographique ; comme la plupart des organisations se concentrent actuellement sur l'écart salarial entre les sexes, le genre est la variable principalement incluse.

Ceci est un message de note/information.Pour un aperçu des autres facteurs optionnels que vous pouvez inclure dans vos données et votre analyse de l'équité salariale, consultez Facteurs couramment utilisés dans l'analyse de l'équité salariale.

Formats de données et contrôles

Vous pouvez charger vos données dans le système soit en téléchargeant un fichier Excel (.xlsx), soit en soumettant des données directement depuis les systèmes de paie et de ressources humaines via API. Pour éviter les erreurs de chargement, assurez-vous que votre fichier de données et vos données respectent les exigences suivantes :

Points de contrôle de base du fichier de données :

• Le fichier de données n'est pas sécurisé ni protégé par mot de passe.
• Le document Excel est dans un format récent (se terminant par .xlsx) et non dans un format plus ancien (se terminant par .xls).
• Le jeu de données se trouve dans la première feuille du fichier.
• Les noms des colonnes sont dans la ligne du haut, tandis que toutes les lignes suivantes contiennent les données des employés.

Points de contrôle des champs de données :

• Toutes les dates sont converties en variables numériques, telles que des mois ou des années. Cela peut être facilement fait avec la formule Excel suivante : =(TODAY()-” La cellule avec la date”)/365.25. Les cellules doivent être formatées en nombre.
• Les identifiants des employés sont uniques. Il est conseillé d'utiliser des identifiants uniques cohérents pour les employés dans tous les jeux de données afin de faciliter la comparaison entre eux.
• Il n'y a pas de valeurs manquantes dans les colonnes destinées à être des variables numériques. Si une cellule ne contient aucune valeur, le système interprétera automatiquement toute la colonne comme une colonne de texte.
• L'orthographe des chaînes représentant les catégories est cohérente, comme le nom du groupe professionnel ou les exigences éducatives. Par exemple, le système lit 'Master's', 'MS' et 'MSc' comme trois catégories différentes.
• Le jeu de données inclut des composants pour des calculs automatiques avec les données ultérieurement. Pour plus d'informations, voir Données complexes de rémunération et modification des données.
• Le convertisseur de devises est équipé d'un code de devise (EUR, USD, etc.) pour le composant de rémunération.
• Il y a plus d'un composant de rémunération, si vous souhaitez que le système agrège plusieurs composants de rémunération.
• Les heures à temps partiel sont converties en pourcentage des heures équivalentes à temps plein car la mise à l'échelle du composant de rémunération nécessite un pourcentage d'emploi pour être mis à l'échelle en ETP.
• Les salaires des employés en congé reflètent leur plein salaire, et contiennent des paiements variables, comme les primes et les heures supplémentaires variables, qui sont évalués sur la période appropriée.

Ceci est un message d'astuce.N'oubliez pas que vous pouvez toujours commencer petit et ajouter plus de variables ou de colonnes au fur et à mesure, une fois que vous êtes prêt.

Configuration supplémentaire optionnelle des données

La liste suivante vous donne un aperçu de certaines étapes supplémentaires que vous pourriez vouloir effectuer avant de commencer à utiliser le système PayAnalytics, en fonction de vos besoins spécifiques :

• Si vous utilisez le jeu de données pour vous conformer aux exigences locales de reporting, des colonnes supplémentaires pourraient devoir être incluses dans votre jeu de données. Pour un aperçu des différentes exigences locales prises en charge par PayAnalytics, consultez Exigences locales.
• Pour les facteurs que vous pourriez vouloir ajouter à vos données, voir Facteurs couramment utilisés dans l'analyse de l'équité salariale