Conformité au rapport sur les données de rémunération en Californie

Cet article fournit des informations sur l'obligation légale de rapporter les données de rémunération en Californie. Il donne un aperçu des employeurs concernés, des livrables, de la manière de commencer et de l'utilisation du logiciel PayAnalytics pour aider à répondre aux exigences locales.

Dans l'ensemble, les lois définissent une double responsabilité pour les employeurs : rapport annuel des données de rémunération et exigences de transparence des échelles salariales. De plus, les obligations de tenue de registres exigent que les employeurs conservent les dossiers du titre de poste et de l'historique des salaires de chaque employé pendant toute la durée de leur emploi plus trois ans après la fin de celui-ci. Ces dossiers doivent être mis à la disposition du Commissaire du Travail, qui peut les inspecter pour détecter des schémas historiques de disparité salariale.

Dans cet article, nous allons décomposer le rapport sur l'écart salarial entre les sexes en Californie et vous aider à répondre à quatre questions :

1. À qui cela s'applique-t-il ?
2. Quelle est l'exigence spécifique en matière d'équité salariale ?
3. Comment vous aide-t-il à respecter les exigences ?
4. Quelles sont les prochaines étapes à suivre ?

Ceci est un message d'attention. Veuillez garder à l'esprit que les articles du Centre d'aide PayAnalytics ne fournissent pas de conseils juridiques.

À qui cela s'applique-t-il ?

Le premier type de rapport, le rapport des employés sur la paie, est exigé de tous les employeurs privés comptant 100 employés ou plus.

Le deuxième type de rapport, le rapport des employés sous contrat de travail, est exigé des employeurs privés ayant embauché 100 employés ou plus par l'intermédiaire de contractants de main-d'œuvre au cours de l'année civile précédente, qui doivent soumettre un rapport distinct couvrant ces travailleurs.

Les employeurs comptant 15 employés ou plus doivent inclure l'échelle salariale pour le poste dans toute offre d'emploi, conformément à la transparence des échelles salariales.

Quelle est l'exigence ?

La loi définit une double responsabilité pour les employeurs : les exigences annuelles en matière de rapport des données de rémunération et de transparence des échelles salariales.

Premièrement, pour les exigences de rapport des données de rémunération, les employeurs doivent transmettre leurs données au Département des droits civils (CRD) de l'État avant le deuxième mercredi de mai chaque année. L'employeur choisit la période de référence pour les données, qui peut être toute période de paie unique dans le dernier trimestre de l'année. Il existe deux types de rapports de données de rémunération : le rapport des employés sur la paie et le rapport des employés sous contrat de travail.

• Le rapport des employés sur la paie est exigé de tous les employeurs comptant 100 employés ou plus. Les organisations avec plusieurs établissements doivent soumettre un rapport consolidé unique couvrant tous les établissements. Le rapport suit un modèle qui regroupe les travailleurs selon la catégorie d'emploi (basée sur les définitions de l'EEOC), le genre, la race/l'ethnicité, la tranche salariale (définie selon l'enquête sur l'emploi et les salaires du Bureau of Labor Statistics), et l'établissement (pour les employeurs ayant plusieurs établissements).

  Pour chaque groupe d'employés sur la paie, les employeurs doivent rapporter les éléments suivants, et pour chaque ligne, ils peuvent ajouter des remarques clarificatrices :

  • taux horaire moyen,
  • taux horaire médian,
  • total des heures travaillées,
  • nombre de travailleurs, ventilé selon le statut de travail à distance.

• Le rapport des employés sous contrat de travail ou le rapport des contractants de main-d'œuvre, est exigé pour tous les employeurs ayant 100 travailleurs ou plus embauchés via des contractants de main-d'œuvre. Il utilise un modèle très similaire à celui du rapport des employés sur la paie, rapportant les mêmes indicateurs clés et étendant le modèle en ajoutant des informations sur l'entreprise contractante. Il est également basé sur une période de référence, mais elle n'a pas besoin d'être la même que celle du rapport des employés sur la paie.

  Les employeurs doivent également divulguer dans le rapport des données de rémunération les noms des propriétaires de tous les contractants de main-d'œuvre utilisés pour fournir des employés. Un contractant de main-d'œuvre est défini comme « un individu ou une entité qui fournit, avec ou sans contrat, à un employeur client des travailleurs pour effectuer un travail dans le cadre habituel des activités de cet employeur client ».

  Des pénalités substantielles sont prévues en cas de non-respect des exigences de rapport. Une première infraction peut entraîner des amendes pouvant aller jusqu'à 100 $ par employé, et une infraction ultérieure peut coûter jusqu'à 200 $ par employé.

La deuxième partie de la législation californienne porte sur la transparence des échelles salariales. Les exigences visent à rendre l'information salariale accessible tant aux employés actuels qu'aux candidats. Sur demande d'un employé ou d'un candidat, tous les employeurs doivent divulguer la fourchette salariale, sous forme de tranches salariales spécifiques, de tout poste. De plus, les employeurs sont tenus de conserver les dossiers liés à la rémunération de chaque employé pendant au moins trois ans après son départ.

Les employeurs comptant 15 employés ou plus sont également soumis à des règles concernant les offres d'emploi - ils doivent inclure la fourchette salariale pour chaque poste affiché.

Comment PayAnalytics vous aide-t-il à respecter les exigences ?

Avant de générer le rapport, assurez-vous que votre jeu de données est correctement préparé et téléchargé.

Préparation de votre jeu de données

Notez qu'un jeu de données contenant au minimum les informations suivantes doit être importé avant de générer le rapport :

• Identifiant unique de l'employé (obligatoire pour tous les jeux de données),
• Genre,
• Race/ethnicité,
• Taux horaire,
• Total des heures travaillées,
• Catégorie d'emploi,
• Montant de la rémunération selon le formulaire IRS W-2 (cela détermine la tranche salariale de l'employé),
• Statut de travail à distance,
• Établissement (pour les organisations avec plusieurs établissements),
• Contractant (pour le rapport des contractants de main-d'œuvre).

Notez que si vous avez besoin d'aide pour définir les catégories d'emploi, vous pouvez utiliser les 10 catégories d'emploi EEOC intégrées pour mapper le poste de vos employés avant de créer le rapport.

Génération du rapport :

Une fois le téléchargement de votre jeu de données terminé, rendez-vous dans Rapports dans la barre de navigation située à gauche de la page, cliquez sur Créer un nouveau rapport, naviguez vers le Rapport imposé par le gouvernement, et sélectionnez le Rapport des données de rémunération (Californie). Le système vous guidera vers la page de configuration du rapport, en commençant par la configuration Rémunération et heures, où vous pouvez choisir les champs de votre jeu de données qui reflètent la rémunération et les heures travaillées, comme illustré dans l'image suivante :

Configuration de la rémunération et des heures

De plus, vous pouvez choisir le champ pour les catégories d'emploi et mapper vos valeurs aux catégories d'emploi EEOC si elles diffèrent de vos données, comme présenté dans l'illustration suivante :

Mappage des rôles professionnels

Vous pouvez également mapper vos valeurs pour la race/l'ethnicité à celles définies par l'EEOC, comme présenté dans l'image suivante :

Mappage de la race/ethnicité

Notez que le rapport ne permet que des définitions binaires du genre.

Enfin, vous pouvez mapper vos valeurs pour savoir si les employés sont en télétravail ou non, comme illustré dans l'image suivante :

Mappage du statut de télétravail de l'employé

Lors de la première génération du rapport, vous devrez également remplir les informations pertinentes sur l'employeur et l'établissement. Pour les rapports suivants, le système mémorisera vos informations.

Enfin, vous avez la possibilité de signaler les informations sur la sous-traitance de main-d'œuvre et de saisir les valeurs requises lors de la soumission du rapport au CRD. Veuillez noter que cela peut également être fait dans Excel après la génération du rapport.

Une fois terminé, cliquez sur Générer le rapport et retrouvez votre rapport dans la feuille de calcul Excel.

Quelles sont les prochaines étapes à suivre ?

Au-delà des exigences de l'État de Californie, le système vous permet également de générer des rapports qui aident à répondre à d'autres obligations fédérales de déclaration aux États-Unis. Cela inclut des rapports clés de conformité pour la réglementation fédérale, simplifiant le processus de déclaration et garantissant que votre organisation reste alignée sur les normes nationales.

• Données démographiques EEO-1 – pour en savoir plus sur les exigences de déclaration EEO-1, voir Conformité à la déclaration EEO-1
• Rapport OFCCP pour les entrepreneurs fédéraux - notre système peut vous aider avec certaines exigences.

Au-delà de la génération de rapports dans PayAnalytics, voici quelques actions que vous pourriez envisager en fonction des résultats :

• Réaliser une analyse complète de l'équité salariale pour évaluer les écarts de rémunération liés au genre et à d'autres données démographiques, en fixant des objectifs clairs pour l'équité salariale. Pour en savoir plus sur la création d'un modèle de rémunération, voir Création d'un modèle de rémunération
• Utiliser des outils de rémunération pour soutenir les décisions salariales continues pour les nouvelles embauches, en garantissant que l'équité salariale est maintenue à chaque augmentation et promotion. Pour en savoir plus sur l'assistant de rémunération, voirUtilisation de l'assistant de rémunération
• De plus, comprendre la diversité de la main-d'œuvre est crucial pour identifier les causes profondes de tout écart salarial non ajusté. Envisagez d'explorer notre rapport d'analyse de la main-d'œuvre pour obtenir des informations précieuses sur l'évolution de votre organisation et prendre des décisions basées sur les données afin de favoriser un environnement de travail plus équitable. Pour en savoir plus sur l'analyse de la main-d'œuvre, voir Analyse de la main-d'œuvre

Conclusion et prochaines étapes

Si vous souhaitez un soutien supplémentaire concernant le rapport sur les données de rémunération de l'État de Californie, n'hésitez pas à demander de l'aide via le canal de support du Centre d'aide ou à contacter nos consultants en équité salariale à clientservicespe@beqom.com.