Conformité à la déclaration EEO-1

Cet article fournit des informations sur la déclaration démographique légalement requise aux États-Unis. Il donne un aperçu des employeurs qui doivent agir, des livrables, de la manière de commencer et de l'utilisation du logiciel PayAnalytics pour aider à répondre aux exigences locales.

Aux États-Unis, il n'existe pas d'obligation nationale pour les employeurs de déclarer ou d'analyser leurs écarts de rémunération en tant que tels. Cependant, la Commission pour l'égalité des chances en matière d'emploi (EEOC) exige que de nombreuses entreprises déclarent des données démographiques clés et des données salariales. Ces données aident l'EEOC et d'autres agences à mieux comprendre et traiter l'écart salarial aux États-Unis. Elles alimentent également les enquêtes sur la discrimination. Le rapport requis est connu sous le nom de EEO-1.

Les organisations déclarantes doivent choisir une période de référence, qui correspond à une seule période de paie du dernier trimestre de l'année. La déclaration doit inclure tous les employés à temps plein et à temps partiel qui étaient employés durant cette période.

La déclaration est annuelle mais les dates ne sont pas fixes. La date limite de dépôt des rapports est généralement annoncée en janvier et intervient plusieurs mois plus tard. En 2023, la collecte des données est provisoirement prévue pour débuter à la mi-juillet.

Dans cet article, nous allons décomposer les exigences de la déclaration EEO-1 et vous aider à répondre à quatre questions :

1. À qui cela s'applique-t-il ?
2. Quelle est l'exigence spécifique en matière d'équité salariale ?
3. Comment PayAnalytics vous aide-t-il à répondre à cette exigence ?
4. Quelles sont les prochaines étapes à suivre ?

Ceci est un message d'attention. Veuillez garder à l'esprit que les articles du Centre d'aide PayAnalytics n'offrent pas de conseils juridiques.

À qui cela s'applique-t-il ?

Le rapport EEO-1 est obligatoire pour tous les employeurs privés comptant 100 employés ou plus ainsi que pour les institutions financières et les dépôts gouvernementaux comptant 50 employés ou plus. Il est également requis pour les entrepreneurs fédéraux ou les sous-traitants de premier niveau comptant 50 employés ou plus et ayant des contrats/sous-contrats d'un montant de 50 000 $ ou plus.

Les organisations suivantes ne sont pas tenues de soumettre un rapport EEO-1 :

• Les établissements d'enseignement supérieur,
• Les tribus amérindiennes ou d'Alaska,
• Les clubs privés à but non lucratif exonérés d'impôt (autres que les organisations syndicales).

Quelle est l'exigence ?

Un rapport EEO-1 implique la catégorisation des données par race/ethnicité, genre et catégorie d'emploi. Le rapport montre également comment les différents groupes démographiques se répartissent dans différentes tranches de rémunération.

Il existe plusieurs variantes (ou « types ») de rapports EEO-1, bien qu'ils suivent tous le même modèle de base. Pour les organisations avec un seul établissement, un rapport de Type 1 suffit.

Cependant, les organisations ayant plusieurs établissements doivent soumettre plusieurs types de rapports EEO-1, tels que :

• Un rapport consolidé (Type 2) pour tous les employés de l'organisation,
• Un rapport spécifique pour le siège de l'organisation (Type 3), indépendamment du nombre d'employés au siège,
• Un rapport spécifique pour chaque établissement comptant 50 employés ou plus (Type 4),
• Un rapport spécifique pour chaque établissement comptant moins de 50 employés (Type 8).

Comment PayAnalytics vous aide-t-il à répondre à cette exigence ?

Préparation de votre jeu de données

Notez qu'un jeu de données contenant au minimum les données suivantes doit être importé avant de générer le rapport :

• Identifiant unique de l'employé (obligatoire pour tous les jeux de données),
• Rémunération,
• Genre et race/ethnicité (basés sur l'auto-identification si possible),
• Famille ou catégorie d'emploi (Notez que l'EEOC exige l'utilisation de 10 catégories d'emploi spécifiques. Si les données existantes utilisent une classification différente, elles peuvent être mappées dans le système.).

Génération du rapport :

Vous pouvez créer un rapport EEO-1 en quelques clics :

1. Depuis votre navigation, rendez-vous dans Rapports et sélectionnez votre jeu de données pertinent (s'il n'est pas déjà sélectionné automatiquement).
2. Cliquez sur Créer un nouveau rapport et trouvez le rapport EEO-1 (US) sous Rapports obligatoires gouvernementaux, comme illustré sur l'image suivante :

Création d'un nouveau rapport EEO-1

3. Lors de la sélection du rapport, vous serez invité à configurer les champs suivants dans votre jeu de données :

• Rémunération (définie comme les salaires dans le formulaire IRS W-2), comme présenté sur l'image suivante :

Section rémunération et heures

• Famille d'emploi (qui peut être mappée aux 10 catégories EEOC appropriées), comme illustré sur l'image suivante :

Section catégorie d'emploi

• Variable démographique (genre et ethnicité, qui peut être mappée aux catégories EEOC), comme présenté dans l'illustration suivante :

Section race/ethnicité

4. Cliquez sur Générer le rapport pour voir les sections et résultats requis du rapport.
5. Ce rapport est automatiquement exporté et téléchargé au format Excel.

Le rapport EEO-1 lui-même est structuré comme suit :

• Les catégories d'emploi et les tranches de rémunération en lignes,
• Les groupes démographiques (à la fois genre et ethnicité) en colonnes,
• Le volume (ou nombre) d'employés qui entrent dans les différentes catégories comme données.

Maintenant que vous avez le rapport, que devez-vous faire ? En dehors de la déclaration, il n'y a pas d'autres exigences en termes de chiffres cibles ou d'actions correctives. Cependant, il est important de soumettre le rapport chaque année.

Quelles sont les prochaines étapes à suivre ?

Une fois le rapport généré, il doit être téléchargé sur la plateforme de soumission de l’EEOC.

Bien que la déclaration soit obligatoire, il n'y a pas d'amendes liées au non-dépôt. Cependant, il peut y avoir d'autres conséquences pratiques. Des audits sont réalisés pour les entrepreneurs fédéraux et lors d'enquêtes sur la discrimination. Un résultat négatif d'audit peut avoir des conséquences défavorables pour l'organisation. Cela pourrait également entraîner d'autres conséquences telles que des audits supplémentaires ou une affaire de discrimination.

Conclusion et prochaines étapes

Bien que les États-Unis exigent la déclaration EEO-1, ils ne demandent pas aux organisations de divulguer leurs données salariales. Cependant, comme ailleurs dans le monde, l'attention portée à la transparence salariale et à la diversité de la main-d'œuvre est croissante. La divulgation volontaire des informations sur l'écart salarial peut donc être avantageuse. Elle permet à une organisation de prendre l'initiative de la conversation sur l'équité salariale et de faciliter un changement plus rapide vers des lieux de travail plus équitables aux États-Unis.

Enfin, il est important de noter que de nombreux États américains et même des villes ont adopté leurs propres lois concernant la transparence salariale et la déclaration sur l'équité salariale. Même les petites organisations qui ne dépassent pas le seuil de déclaration EEO-1 peuvent devoir se conformer à d'autres réglementations locales. Consultez nos rapports spécifiques obligatoires et la section du Centre d'aide pour plus d'informations.

Si vous souhaitez un soutien supplémentaire concernant l'EEO-1 ou d'autres déclarations, n'hésitez pas à demander de l'aide via le canal de support du Centre d'aide ou à contacter nos consultants en équité salariale à clientservicespe@beqom.com.